Ven a la oficina como quieras

Por Marc Bertier, experto laboral de Kardham, publicado en la web de Focus RH.

Estas acciones están dando resultados concretos, pero sin resolver el problema fundamental: ¿por qué venimos a la misma hora? Y todo ello sabiendo que acudir a la oficina un viernes suele ser una apuesta ganadora: transporte fluido y rápido, puestos de trabajo y salas de reuniones disponibles, ausencia de frecuentación excesiva del comedor, etc. Pero existe el riesgo de no ver a nadie. Todo lo contrario que muchos martes o jueves (días punta), cuando los tiempos de transporte son más largos, el acceso a los espacios de trabajo requiere una verdadera organización y en algunos casos genera un verdadero estrés. Pero todos nos vemos.

Buenas razones para reunirse

Las razones que justifican la ocupación de oficinas no son sólo de comodidad funcional. También tienen que ver con la sociodinámica y la comprensión de las racionalidades individuales y colectivas. La teoría de los juegos, en particular la presentada por el Premio Nobel Thomas Schelling, aporta algunas ideas clave. Esta teoría se basa en el principio de que los individuos actúan racionalmente en función de su situación particular. También modulan sus elecciones en función de su grado de tolerancia. En otras palabras, el hecho de que las aglomeraciones se concentren los martes indica que los individuos prefieren estar todos juntos con menos confort funcional que en subgrupos con mejor confort funcional. O que realmente prefieren teletrabajar los miércoles y/o los viernes, aunque ello implique tener que soportar peores condiciones los demás días. En simetría, los que no soportan las condiciones de los martes suelen ser también los que alaban las virtudes de los viernes.

Cuando la llegada de uno influye en la del otro

¿Qué motiva a la gente a venir a la misma hora? Numerosas encuestas sugieren que es la oportunidad de trabajar con otros y de socializar. Estos dos factores ofrecen una explicación lógica de los picos de afluencia de los martes. Jacques viene porque tiene que asistir a la reunión de su equipo. Aprovecha para comer con Isabelle, de otro departamento, a la que no ve desde hace tiempo. E Isabelle intenta "aprovechar" su visita para ver a Jacques organizando reuniones con otras personas, que a su vez harán lo mismo. Es lo que Thomas Schelling llama los macroefectos de las microdecisiones. O, en lenguaje cotidiano, el efecto bola de nieve. La llegada de una persona provoca la llegada de otra. Los empleados más nómadas son una buena ilustración de este fenómeno: en busca de reconexión cuando acuden a la oficina, rara vez están presentes los viernes, aunque es menos probable que estén en reuniones que otros días. Más allá de los efectos de arrastre y de las preferencias diurnas por el teletrabajo, la presencia simultánea en los mismos días puede explicarse por mecanismos cognitivos bien documentados: el miedo a perderse algo (o FOMO) o el sesgo de proximidad. Algunos estudios han demostrado una correlación entre la presencia en la oficina y el desarrollo de la carrera profesional para determinados perfiles.

Los directivos son los "superinfluenciadores" del futuro

Estas lógicas funcionan en un mundo libre en el que existe información objetiva y compartida. Sin embargo, ese mundo no existe. En una organización, ciertos individuos generan más motivación que otros. La presencia de directivos, sobre todo de altos cargos, es un motivo de asistencia más importante que otros. Nuestras encuestas muestran que suelen ser los más presentes in situ (y que a menudo están todos ausentes al mismo tiempo). Son poderosos motivadores porque crean reuniones y son puntos de atracción para algunos. Además, tienen la capacidad de imponer la asistencia a determinadas horas. A este respecto, es interesante observar que muy pocos directivos imponen la asistencia los viernes, lo que demuestra que el poder no está sólo en su campo. Algunos incluso obligan a sus empleados a elegir un día de teletrabajo de placer (miércoles o viernes) combinado con otro día (lunes, martes o jueves).

3 maneras en que el entorno de trabajo puede permitir a las personas ir y venir a su antojo

Como diseñadores del entorno de trabajo, nuestro papel es diseñar espacios que vayan de la mano de estas observaciones y permitan a la gente "ir y venir" libremente, o al menos racionalmente desde el punto de vista de los empleados y de una manera que sea eficiente para la organización. El primer ámbito de consideración es el correcto dimensionamiento de la necesidad, que se consigue alineando una política de gestión (días de presencia) con una política de RRHH (organización del teletrabajo) y una política inmobiliaria (calidad y cantidad de espacio). El segundo ámbito de cualificación se refiere a la transcripción de las necesidades en usos. Se trata de reflexionar a la vez sobre la utilización del espacio (y en particular sobre las cuestiones de polivalencia) y sobre su intensificación (optimización del uso del espacio y control del impacto de los entornos de trabajo). Por último, la tecnología digital, y en particular las soluciones predictivas, es un poderoso aliado en la gestión de estos nuevos entornos, permitiendo concebir escenarios innovadores para el uso diferenciado de los espacios.