Faire revenir les télétravailleurs au bureau : une équation impossible ?

Par Nicolas Cochard, Directeur R&D et Marc Bertier, Expert Workplace, Kardham, paru dans Entreprendre.

Fin septembre dernier, l’Association nationale des DRH (ANDRH) pointait que 36% des directeurs de ressources humaines avaient récemment négocié ou allaient prochainement ouvrir une négociation sur le télétravail*. Pour les entreprises, la mise en œuvre du retour au bureau s’apparentait dès lors à un sujet inextricable tant les injonctions sont nombreuses. Celle tout d’abord de devoir promouvoir le travail collaboratif dans un contexte de plus en plus individualisé, les organisations se confrontant désormais à une multitude de profils de télétravailleurs, qu’ils soient collaborateurs ou managers. L’hybridation du travail doit ainsi être considérée à la carte tout en faisant primer l’expérience utilisateur, en sachant que les comportements dans le temps de cette population de télétravailleurs non homogène varient par ailleurs selon différents facteurs personnels : ancienneté dans l’entreprise, configuration familiale, type de logement, distance au lieu de travail, etc.

En outre, si le collaborateur hybride travaille en moyenne la moitié de son temps ailleurs qu’au bureau**, cela veut aussi dire qu’il est plus mobile qu’auparavant lorsqu’il est au bureau, traduisant une diversification des espaces de travail au sein-même de l’entreprise. Des travailleurs qui, quand ils viennent au bureau, n’y viennent pas pour les mêmes raisons et, surtout adoptent désormais plusieurs postures de travail au cours d’une même journée. Ainsi, si l’espace doit être plus collaboratif lorsqu’ils sont sur site car ils ont un besoin accru de se reconnecter avec leurs différents collègues, on assiste parallèlement à un élargissement des typologies d’espaces de travail en entreprise : il est aujourd’hui possible de travailler seul dans un espace calme type bibliothèque, dans un camp de base d’équipe ou encore dans un espace commun type workcafé, les échanges à distance et les sessions de groupe étant réalisés dans des espaces ad-hoc. D’une façon générale, on note que le nombre de petits espaces fermés a augmenté de plus de 50%***. De même, les salles de réunions sont redimensionnées pour mieux répondre aux pratiques (moins de grandes salles, plus de petites salles). Les espaces mixtes sociabilisation / travail sont de plus en plus répandus, prenant jusque 30% de la surface dans certains cas****. Enfin, dans les projets les plus novateurs, les frontières entre les typologies d’espaces traditionnelles s’effacent. Les espaces deviennent multi-usages et suivent les besoins des collaborateurs. Ainsi, une salle peut-être un lieu de concentration le matin et un espace de brainstorming l’après-midi.

Les différents besoins relatifs au travail hybride amènent donc les entreprises à devoir penser des solutions concrètes et prospectives adaptées et à faire évoluer le lieu de travail d’un simple espace de « stockage » des employés à un lieu de flux au service de l’expérience. Ce qui compte désormais, ce n’est pas tant le nombre d’employés affectés à un site que la qualité d’utilisation des espaces proposés. Pour faciliter cette gestion, fluidifier l’occupation et améliorer l’expérience des collaborateurs, des outils numériques de déclaration de présence et de réservation d’espaces sont utilisés. C’est ce que l’on appelle le smart workplace. Les solutions proposées permettent de prévoir différents scénarios tout en assurant un suivi dynamique du site. Nos études montrent qu’un taux moyen de présence de 70% sur 5 jours de la semaine*****, est tout à la fois une cible réaliste tout en étant une forte progression par rapport à l’actuel moyen. Dans ces scénarios, les outils digitaux, et notamment les algorithmes prédicatifs de présence, garantissent une expérience maximale.

La question cruciale pour les organisations est donc de savoir comment optimiser l’occupation de leurs bureauxen se heurtant à un autre enjeu, celui de l’attractivité, en raison d’une fréquence irrégulière des visites au bureau. La concentration de l’activité avec des pics de présence sur certains jours, comme le mardi et le jeudi, crée de l’insatisfaction tandis qu’elle laisse les locaux vides le reste du temps, et notamment le vendredi, au point où certaines entreprises préfèreront fermer tout ou partie de leurs locaux. Une fermeture le vendredi qui se heurte elle aussi à de nombreuses injonctions. Environnementales tout d’abord : les approches globales du coût carbone d’un immeuble tertiaire montrent que, en moyenne, 70% du coût carbone d’un immeuble est lié à sa construction (sur 50 ans). Les consommations d’énergie ne représentent que 30% du coût carbone global d’un immeuble. Fermer le vendredi n’économise donc en réalité que 3% des émissions de carbone******. Des injonctions sociétales ensuite : la fermeture des bureaux le vendredi laisse les quartiers déserts et remet en question la contribution du bureau à la vie locale. Pour réduire le cloisonnement du bureau envers la ville, des initiatives commencent d’ailleurs çà et là à émerger : comme c’est le cas des organisations qui décident de donner accès aux espaces de vie de leurs locaux à leurs collaborateurs le weekend pour des événements personnels. Ou de celles qui ouvrent leurs locaux à la vie de quartier : ces derniers deviennent ainsi un espace de karaoké le weekend ou accueillent des assemblées générales de copropriétaires.

On le voit, l’hybridation du travail est au croisement de nombreux intérêts parfois contradictoires. Celui du collaborateur, qui y voit de nombreux bénéfices : plus de liberté, plus de confort, plus d’équilibre. Celui du manager, inquiet de son impact sur le collectif tout en identifiant des solutions pour mieux le faire fonctionner. Celui des organisations, prises entre l’équilibre à trouver entre politique de travail à distance et rationalisation des environnements de travail. Et plus généralement, celui de la société qui s’interroge la place des bureaux – inoccupés ? – dans la ville.

*https://www.andrh.fr/presse/communique/enquete-andrh-panorama-rh-de-la-rentree
**Au bureau sans bureau. L’obsoco : Observatoire du télétravail. IDHEAL et Actions Logement. Mai 2023.
***Benchmark Kardham
****Benchmark Kardham
*****Par rapport au capacitaire de sécurité
******R&D Kardham, Kateryna Kuzmenko.