Kommen Sie ins Büro, wann Sie wollen

Von Marc Bertier, Workplace-Experte Kardham, erschienen auf der Website von Focus HR.

Diese Maßnahmen führen zu bestimmten Ergebnissen, ohne jedoch das Grundproblem zu lösen: Warum kommen wir zur gleichen Zeit? Und das vor allem, wenn man bedenkt, dass es sich oft als Glücksfall erweist, an einem Freitag ins Büro zu kommen: reibungsloser und schneller Transport, verfügbare Arbeitsplätze und Besprechungsräume, keine übermäßigen Kantinenbesuche etc. Ja, aber es besteht die Gefahr, dass man niemanden sieht. Ganz im Gegensatz zu vielen Dienstagen oder Donnerstagen (Spitzentagen), an denen sich die Fahrzeit meistens verlängert, erfordert der Zugang zu den Arbeitsräumen eine echte Organisation und erzeugt in einigen Fällen sogar Stress.

Gute Gründe, das alle zur gleichen Zeit kommen

Die Logiken, die der Belegung von Büros zugrunde liegen, sind also nicht nur die des funktionalen Komforts. Sie gehören auch in den Bereich der Soziodynamik und des Verständnisses individueller und kollektiver Rationalitäten. Die Spieltheorie, insbesondere wie sie vom Nobelpreisträger Thomas Schelling vorgestellt wurde, liefert einige Schlüssel zum Verständnis. Diese Theorie geht davon aus, dass Individuen entsprechend ihrer besonderen Situation rational handeln. Sie modulieren ihre Entscheidungen auch nach ihrem Toleranzgrad. Anders ausgedrückt: Die Tatsache, dass sich die Käufe am Dienstag konzentrieren, deutet darauf hin, dass die Individuen lieber alle zusammen mit einem schlechteren funktionalen Komfort als in Untergruppen mit einem besseren funktionalen Komfort sind. Oder dass sie es wirklich vorziehen, mittwochs und/oder freitags Telearbeit zu leisten, auch wenn sie dafür an den anderen Tagen schlechtere Bedingungen ertragen müssen. Symmetrisch dazu sind diejenigen, die die Bedingungen am Dienstag nicht ertragen können, oft auch diejenigen, die die Vorzüge des Freitags loben.

Wenn das Kommen des einen das Kommen des anderen beeinflusst

Was motiviert die Menschen, alle gleichzeitig zu kommen? Viele Umfragen legen nahe, dass es die Möglichkeit ist, mit anderen zusammenzuarbeiten und soziale Kontakte zu knüpfen. Mit diesen beiden Elementen lassen sich die Spitzenwerte am Dienstag logisch erklären. Jacques kommt, weil er an seiner Teamsitzung teilnehmen muss. Er nutzt die Gelegenheit, um mit Isabelle aus einer anderen Abteilung, die er schon lange nicht mehr gesehen hat, zu Mittag zu essen. Und diese versucht, ihren Besuch vor Ort, um Jacques zu sehen, zu "rentabilisieren", indem sie Treffen mit anderen organisiert, die ihrerseits das Gleiche tun werden. Thomas Schelling nennt dies die Makroeffekte von Mikroentscheidungen. Oder, in der Umgangssprache, den Schneeballeffekt. Das Kommen des einen ruft das Kommen des anderen hervor. Ein gutes Beispiel für dieses Phänomen sind die mobilsten Mitarbeiter: Auf der Suche nach einer Wiederverbindung, wenn sie ins Büro kommen, sind sie freitags selten anwesend - während sie an anderen Tagen seltener externe Termine wahrnehmen als an anderen Tagen. Abgesehen von Trainingseffekten und Tagespräferenzen für Telearbeit lässt sich die gleichzeitige Anwesenheit an denselben Tagen durch gut dokumentierte kognitive Mechanismen erklären: die Angst, etwas zu verpassen (oder FOMO), oder auch die Näheverzerrung (proximity bias). Einige Studien belegen einen Zusammenhang zwischen der Anwesenheit im Büro und der Karriereentwicklung bei bestimmten Profilen.

Führungskräfte als "Supereinflussfaktoren"

Diese Logiken funktionieren in einer freien Welt, in der objektive und gemeinsame Informationen existieren. Eine solche Welt gibt es jedoch nicht. In einer Organisation erzeugen bestimmte Personen mehr Motivation zum Kommen als andere. Die Anwesenheit des Managements, insbesondere des Topmanagements, ist ein wichtigerer Grund für die Anreise als andere. Unsere Umfragen zeigen, dass sie oft am stärksten vor Ort präsent sind (und oft alle gleichzeitig abwesend sind). Sie sind starke Initiatoren für das Kommen, da sie Versammlungen schaffen und für einige ein Anziehungspunkt sind. Sie haben auch ganz einfach die Fähigkeit, das Kommen zu bestimmten Zeiten durchzusetzen. In diesem Zusammenhang ist es interessant festzustellen, dass nur wenige Manager ein Kommen am Freitag erzwingen, was zeigt, dass die Macht nicht nur auf ihrer Seite liegt. Manche zwingen ihre Mitarbeiter sogar dazu, einen Tag für Telearbeitsvergnügen (Mittwoch oder Freitag) in Kombination mit einem anderen Tag (Montag, Dienstag oder Donnerstag) zu wählen.

3 Wege, das Arbeitsumfeld so zu gestalten, dass die Menschen frei kommen und gehen können

Als Gestalter von Arbeitsumgebungen besteht unsere Aufgabe also darin, die Räume so zu gestalten, dass sie mit diesen Feststellungen einhergehen und "freies Kommen" ermöglichen, oder zumindest aus Sicht der Mitarbeiter rational und für die Organisationen leistungsfähig sind. Die erste Achse der Überlegungen ist die richtige Dimensionierung des Bedarfs, eine gute Dimensionierung, die durch die Abstimmung einer Managementpolitik (Anwesenheitstage) mit einer Personalpolitik (Organisation der Telearbeit) und einer Immobilienpolitik (Qualität und Quantität der Räume) erreicht wird. Der zweite Qualifikationsschwerpunkt betrifft die Übertragung des Bedarfs in Nutzungen. Er führt zu Überlegungen sowohl zur Nutzung von Räumen (und insbesondere zu Fragen der Mehrfachnutzung) als auch zu deren Intensivierung (Optimierung der Raumnutzung und Beherrschung der Auswirkungen der Arbeitsumgebungen). Schließlich ist die Digitalisierung, insbesondere die prädiktiven Lösungen von Venues, ein starker Verbündeter im Dienste der Steuerung dieser neuen Umgebungen, indem sie es ermöglicht, innovative Szenarien für eine differenzierte Nutzung der Räume zu entwerfen.