Telearbeiter zurück ins Büro holen: eine unmögliche Gleichung?

Von Nicolas Cochard, Direktor für Forschung und Entwicklung, und Marc Bertier, Workplace-Experte, Kardham, erschienen in Entreprendre.

Ende September dieses Jahres berichtete die Association nationale des DRH (ANDRH), dass 36 % der Personalleiter kürzlich Verhandlungen über Telearbeit geführt haben oder in Kürze führen werden*. Für die Unternehmen war die Umsetzung der Rückkehr ins Büro ein unlösbares Problem, denn es gab zahlreiche Anordnungen. Zunächst einmal müssen sie die Zusammenarbeit in einem zunehmend individualisierten Umfeld fördern, da die Organisationen nun mit einer Vielzahl von Profilen von Telearbeitern konfrontiert sind, seien es Mitarbeiter oder Manager. Die Hybridisierung der Arbeit muss somit à la carte betrachtet werden, wobei die Benutzererfahrung Vorrang hat, wobei zu beachten ist, dass das Verhalten im Laufe der Zeit dieser nicht homogenen Telearbeiterpopulation im Übrigen nach verschiedenen persönlichen Faktoren variiert: Dauer der Betriebszugehörigkeit, Familienkonstellation, Art der Wohnung, Entfernung zum Arbeitsplatz usw.

Wenn der hybride Mitarbeiter im Durchschnitt die Hälfte seiner Zeit nicht im Büro arbeitet**, bedeutet dies auch, dass er mobiler ist als früher, wenn er im Büro ist, was eine Diversifizierung der Arbeitsbereiche innerhalb des Unternehmens widerspiegelt. Die Arbeitnehmer kommen nicht aus denselben Gründen ins Büro, und vor allem nehmen sie an einem Tag verschiedene Arbeitshaltungen ein. So muss der Raum zwar kollaborativer sein, wenn sie vor Ort sind, da sie ein größeres Bedürfnis haben, sich wieder mit ihren verschiedenen Kollegen zu verbinden, aber gleichzeitig gibt es eine Erweiterung der Typologien von Arbeitsräumen in Unternehmen: Es ist heute möglich, allein in einem ruhigen Raum wie einer Bibliothek, in einem Team-Basislager oder auch in einem Gemeinschaftsraum wie einem Workcafé zu arbeiten, während der Fernaustausch und die Gruppensitzungen in Ad-hoc-Räumen stattfinden. Generell ist festzustellen, dass die Zahl der kleinen, geschlossenen Räume um mehr als 50 %*** gestiegen ist. Ebenso wurden die Besprechungsräume neu dimensioniert, um den Praktiken besser gerecht zu werden (weniger große Räume, mehr kleine Räume). Gemischte Sozial- und Arbeitsräume sind immer häufiger anzutreffen und nehmen in einigen Fällen bis zu 30 % der Fläche ein****. Schließlich werden in den innovativsten Projekten die Grenzen zwischen den traditionellen Raumtypologien verwischt. Die Räume werden mehrfach genutzt und richten sich nach den Bedürfnissen der Mitarbeiter. So kann ein Raum am Morgen ein Ort der Konzentration und am Nachmittag ein Raum für Brainstorming sein.

Die verschiedenen Bedürfnisse im Zusammenhang mit hybridem Arbeiten führen also dazu, dass sich Unternehmen konkrete und zukunftsorientierte Lösungen überlegen müssen, um den Arbeitsplatz von einem einfachen "Lagerraum" für Mitarbeiter zu einem Ort des Flusses im Dienste der Erfahrung weiterzuentwickeln. Was jetzt zählt, ist nicht mehr so sehr die Anzahl der einem Standort zugewiesenen Mitarbeiter, sondern die Qualität der Nutzung der angebotenen Räume. Um diese Verwaltung zu erleichtern, die Belegung flüssiger zu gestalten und die Erfahrung der Mitarbeiter zu verbessern, werden digitale Tools für die Anwesenheitsmeldung und die Reservierung von Räumen eingesetzt. Dies wird als Smart Workplace bezeichnet. Die angebotenen Lösungen ermöglichen die Vorhersage verschiedener Szenarien und gewährleisten gleichzeitig eine dynamische Überwachung des Standorts. Unsere Studien zeigen, dass eine durchschnittliche Anwesenheitsrate von 70 % an fünf Wochentagen*****, sowohl ein realistisches Ziel ist als auch eine starke Steigerung gegenüber dem aktuellen Durchschnitt darstellt. In diesen Szenarien sorgen digitale Werkzeuge, insbesondere Algorithmen, die die Anwesenheit vorhersagen, für ein maximales Erlebnis.

Die entscheidende Frage für Organisationen ist daher, wie sie die Belegung ihrer Büros optimieren können, während sie sich aufgrund der unregelmäßigen Häufigkeit von Bürobesuchen mit einer weiteren Herausforderung konfrontiert sehen, nämlich der Attraktivität. Die Konzentration von Aktivitäten mit Spitzenpräsenz an bestimmten Tagen wie Dienstag und Donnerstag führt zu Unzufriedenheit, während sie die Räumlichkeiten an den übrigen Tagen, insbesondere am Freitag, leer stehen lässt, so dass einige Unternehmen es vorziehen, ihre Räumlichkeiten ganz oder teilweise zu schließen. Die Schließung an Freitagen wird auch durch zahlreiche Vorschriften behindert. Zunächst einmal aus ökologischer Sicht: Globale Ansätze zu den Kohlenstoffkosten eines Dienstleistungsgebäudes zeigen, dass im Durchschnitt 70% der Kohlenstoffkosten eines Gebäudes mit dem Bau (über 50 Jahre) verbunden sind. Der Energieverbrauch macht nur 30% der gesamten Kohlenstoffkosten eines Gebäudes aus. Freitags zu schließen spart also nur 3% der Kohlenstoffemissionen ein******. Zweitens gesellschaftliche Zwänge: Die Schließung von Büros am Freitag führt zu leeren Stadtvierteln und stellt den Beitrag des Büros zum lokalen Leben in Frage. Um die Abschottung des Büros gegenüber der Stadt zu verringern, werden hier und da Initiativen ergriffen, wie z. B. Organisationen, die ihren Mitarbeitern am Wochenende für persönliche Anlässe Zugang zu den Wohnbereichen ihrer Räumlichkeiten gewähren. Oder diejenigen, die ihre Räumlichkeiten für das Leben in der Nachbarschaft öffnen, indem sie sie am Wochenende für Karaoke nutzen oder Hauptversammlungen von Wohnungseigentümern veranstalten.

Wie man sieht, ist die Hybridisierung der Arbeit ein Kreuzungspunkt vieler, manchmal widersprüchlicher Interessen. Der Mitarbeiter sieht darin zahlreiche Vorteile: mehr Freiheit, mehr Komfort, mehr Ausgeglichenheit. Der Manager ist besorgt über die Auswirkungen auf das Kollektiv und sucht gleichzeitig nach Lösungen, um es besser funktionieren zu lassen. Die Organisationen stehen vor der Herausforderung, ein Gleichgewicht zwischen der Politik der Fernarbeit und der Rationalisierung der Arbeitsumgebungen zu finden. Und ganz allgemein die Gesellschaft, die sich Gedanken über den Platz von leerstehenden Büros in der Stadt macht. - in der Stadt.

*https://www.andrh.fr/presse/communique/enquete-andrh-panorama-rh-de-la-rentree
**Au bureau sans bureau. L’obsoco : Observatoire du télétravail. IDHEAL et Actions Logement. Mai 2023.
***Benchmark Kardham
****Benchmark Kardham
*****In Bezug auf die Sicherheitsbefähigung
******R&D Kardham, Kateryna Kuzmenko.