Die Kosten von Flex-office: Diskurs und Realität

Die Experten

Das Flex-Office, das in verschiedenen Organisationen in großem Maßstab eingesetzt wird, ist ein offener, nicht unterteilter, nicht territorialer Arbeitsbereich (kein Arbeitsplatz pro Mitarbeiter), der je nach Tätigkeit in Zonen unterteilt ist (Großraumbüros, Besprechungsräume, Konzentrationsblasen, Entspannungsbereich). In diesem Arbeitsbereich können zwischen 20 und 40 % mehr Mitarbeiter arbeiten als in einem "traditionellen" Arbeitsbereich (Turner und Myerson, 1998). Der zweite Grund ist, dass dieser Raum in der Regel zur Begleitung von Veränderungen (neue Organisation, Umzug, Akzeptanz einer anderen Managementvision usw.) eingerichtet wird, und der dritte Grund ist, dass dieser Raum eine Lösung zur Förderung der Teamarbeit darstellt.

Der erste Grund war Gegenstand einer eingehenden Recherche bei Immobilienexperten. Die Idee war, die Kosten zu verstehen, die bei der Implementierung von Flex-Office berücksichtigt werden. Aus den Interviews ging hervor, dass vor allem CAPEX und OPEX, d. h. Investitions- und Betriebskosten, in die Kosten für Flex-Office einbezogen wurden. Erst bei genauerer Betrachtung werden die versteckten Kosten sichtbar.

Im Laufe der Interviews stellt sich heraus, dass es nach dem Einzug in das Büro einige offensichtliche Kosten gibt, die bei der Entscheidung für die Einführung des Flexicamps nicht berücksichtigt wurden. Tatsächlich haben wir 12 versteckte Kosten gefunden, die den Diskurs und die wahrgenommene Effektivität verzerren könnten.

Diese versteckten Kosten, die von den verschiedenen Interviewpartnern in der Reihenfolge ihrer Redundanz eingestuft wurden, sind folgende:

• Absentismus und Unwohlsein
• Verlust von Produktivität und Leistung
• Verlust von sozialen Bindungen
• Weniger Engagement, Zufriedenheit und Verbundenheit
• Schaffung von Unterstützungsdiensten (zur Flankierung der Flexibilität)
• Einführung neuer Arbeitsmethoden
• Verlorene Zeit für den Arbeitnehmer
• Überdenken der Managementmethoden
• Qualität der kollektiven Arbeit
• Mangel an Kommunikation
• Krieg um Gebiete, Kampf um Plätze
• Kosten der Anpassungen

Diese sowohl wirtschaftlichen als auch sozialen versteckten Kosten stehen im Widerspruch zum institutionellen Diskurs und können die vorab aufgestellte Kalkulation und den geschätzten Gewinn im Vorfeld der Umsetzung verzerren. Studien haben gezeigt, dass, wenn die Realität nicht mit dem übereinstimmt, was kommuniziert wurde, eine Lücke entsteht, die als "The Promise/Performance gap" (Van de ven, 2008) bezeichnet wird, und genau das wurde durch die Identifizierung dieser versteckten Kosten festgestellt.

Neben den identifizierten versteckten Kosten, die dabei helfen könnten, bessere Schätzungen vorzunehmen, sind die wichtigsten Punkte, die die Akteure im Immobilienbereich beachten sollten, folgende:

• Eine gründliche Untersuchung der Bedürfnisse der Mitarbeiter, die vor jedem Flex-Office-Projekt unerlässlich ist. Wenn der Bedarf besteht, der Beruf es zulässt, die Technologie mithält und es eine gute Betreuung vor und nach der Umsetzung gibt, könnte ein gut durchdachtes Flex-Office auch für Einzelfälle geeignet sein.
• Eine Zusammenlegung der Mitarbeiter nach Aufgaben oder Abteilungen, um die Verbindung zwischen den Teams zu erleichtern und so die versteckten Kosten im Zusammenhang mit mangelnder Kommunikation und dem Verlust sozialer Bindungen zu vermeiden.
• Die Integration von Ergonomen kann eine bedeutende Rolle bei der Konvergenz von Arbeitsanforderungen, Arbeitsressourcen und dem Wohlbefinden des Arbeitnehmers spielen (De Croon et al., 2005).

Weitere Informationen, Link zum akademischen Artikel :
Nappi, I. und Eddial, H. (2021), "Real cost of flex-offices: discourse and reality", Journal of Corporate Real Estate.
https://www.emerald.com/insight/content/doi/10.1108/JCRE-02-2020-0006/full/html?skipTracking=true

Erscheinungsdatum : Juni 2021