Das Büro als Ort der Zusammenarbeit

Der Experte

Morgen, mit der Einführung von Telearbeit, werden wir ins Büro gehen, um an einem Ort des Lebens Kontakte zu knüpfen und zusammenzuarbeiten. Diese Prognose, die seit den 1990er Jahren immer wieder auftaucht, wird sich in einem großen Umbruch bei der Gestaltung von Arbeitsumgebungen niederschlagen: Die Fläche, die für Einzelarbeit vorgesehen ist, wird drastisch reduziert und durch kollaborative Räume ersetzt. Aber kollaborative Räume für wen und für was?

Vor der Gesundheitskrise nahmen die zugewiesenen Arbeitsplätze 60-70 % der Gesamtfläche eines Standardarbeitsplatzes ein, der Rest wurde für kollaborative Bereiche verwendet. In den innovativsten Projekten, z. B. im activity-based working, konnte das Verhältnis zwischen den beiden Raumtypen bis zu 50/50 betragen. Um dem erwarteten Anstieg der Telearbeit Rechnung zu tragen, empfehlen einige, den Anteil der gemeinschaftlich genutzten Räume weiter zu erhöhen (auf bis zu 70 % der Gesamtfläche). Um dies zu erreichen, wird die Fläche für Besprechungsräume aller Art (formelle, Kreativitäts-, Brainstorming- usw.) vergrößert, aber die Zählweise bestimmter Arbeitsplätze wird geändert: Sobald ein Arbeitsplatz für eine kollaborative Tätigkeit genutzt werden kann, wird er auch als solche gezählt (so werden z. B. Plätze an großen, gemeinsam genutzten Tischen als kollaborativ gezählt).

Diese Entwicklung, die durch die Nichtzuweisung von Arbeitsplätzen und die größere Flexibilität der Räumlichkeiten ermöglicht wird, stellt einen Bruch mit den bisherigen Trends dar. Tatsächlich arbeiten laut dem Actineo-Barometer 2019 66 % der Mitarbeiter in geschlossenen Büros (Einzel- oder Mehrpersonenbüros) mit einer Flächenverteilung von 70 individuell/30 kollaborativ; 20 % befinden sich in offenen Räumen mit einer Verteilung von 60/40; und 14 % der Mitarbeiter belegen flexible Räume mit einem Verhältnis von 50/50.

Wie die untenstehende Skizze zeigt, verzeichnet das Actineo-Barometer seit seiner ersten Ausgabe im Jahr 2011 einen stetigen Anstieg des Anteils der Mitarbeiter, die in offenen Räumen ohne zugewiesene Arbeitsplätze arbeiten, und einen symmetrischen Rückgang der Anzahl der Mitarbeiter, die in geschlossenen Räumen, kollektiv oder individuell arbeiten. Das gemeinschaftliche Büro ist also ein starker Trend. Es wird interessant sein, die Entwicklung (Beschleunigung oder Verlangsamung) in den kommenden Jahren zu beobachten.

Office & Culture - Marc Bertier

Bevor wir die Berechtigung der Behauptung "Das Büro der Zukunft wird der Ort der Zusammenarbeit und des sozialen Miteinanders sein" und der daraus resultierenden Raumprojektionen hinterfragen, werfen wir einen Blick auf die Argumente, die diese Behauptung stützen. Die meisten stammen aus Studien, die - meist per Fragebogen - die Leistung verschiedener Aktivitäten im Büro und zu Hause bewerten.

Leesman zum Beispiel vergleicht 21 Tätigkeiten, die im Büro und zu Hause ausgeführt werden. Nur sechs davon schneiden im Büro besser ab als zu Hause: von anderen lernen, sich informell austauschen, kreativ im Team arbeiten, Dokumente ausbreiten, spezielle Geräte oder Materialien verwenden, Besucher oder Kunden empfangen. Die Analyse der Art dieser Tätigkeiten führt zu dem Schluss, dass das Büro eher zum Austausch geeignet ist.

Eine Studie des F&E-Teams von Kardham, in der die Telearbeit anhand von 61 verschiedenen Kriterien bewertet wurde, stellt fest, dass zwei dieser Kriterien eine besonders alarmierende Entwicklung aufweisen: die Zeit, die in Besprechungen verbracht wird (die deutlich länger wird), und der bereichsübergreifende Austausch (der seltener wird). Eine zusätzliche Analyse zeigt außerdem, dass die Qualität der Zusammenarbeit innerhalb und zwischen Teams um etwa 10 % steigt, wenn teilweise ins Büro zurückgekehrt wird.

Das Büro ist also zweifellos ein Ort, der den Austausch fördert. Aber muss man deshalb die Typologie seiner Räume drastisch umkrempeln? Sollten kollaborative Räume den Löwenanteil ausmachen? In Ausgabe 59 dieser Zeitschrift haben wir die Ergebnisse einer Studie über den Einfluss der Telearbeit auf die Entwicklung der Arbeitsweisen vorgestellt (2.000 Befragte, die vor und nach der Gesundheitskrise denselben Fragebogen ausfüllten). Wir zeigten, dass er bei Mitarbeitern mit überwiegend individueller Arbeit am stärksten war, die dann rund 20 Prozentpunkte mehr ihrer Zeit mit dem Austausch verbrachten.

Im Gegensatz dazu nahmen diejenigen mit mehr kollaborativen Aktivitäten keine signifikante Veränderung ihrer Arbeitsweise wahr. In einem Unternehmen macht diese Kategorie in der Regel zwischen 25 % und 40 % der Mitarbeiter aus, und die Art der Räume, die sie benötigen, wird sich mit der zunehmenden Bedeutung der Telearbeit nur am Rande ändern. Vor der Krise waren sie es gewohnt, von einem Meeting zum nächsten zu gehen (die Hälfte davon mit vier oder weniger Personen), und das werden sie auch danach noch tun. Mit der Telearbeit könnte die Nutzung kleinerer Besprechungsräume zunehmen, da größere Besprechungen künftig aus der Ferne oder in hybrider Form stattfinden werden; um gleichzeitig Flexibilität und Nutzungskomfort zu erhalten, sollten auch alle Räume mit der für den Austausch über Entfernungen unerlässlichen Ausstattung versehen werden. Diese Entwicklung wird an vernetzten Standorten, an denen Ferninteraktionen bereits üblich waren, natürlich weniger spürbar sein.

Für diese Art von Aktivitäten wird es also im Wesentlichen darum gehen, die Größe der benötigten Räume entsprechend einer geringeren Anwesenheitsrate zu ändern, da die Telearbeit intensiver praktiziert wird. Die Vorhersage dieser neuen Rate kann sich jedoch als schwierig erweisen. Verschiedene Studien zeigen nämlich, dass kollaborative Profile am ehesten ins Büro zurückkehren möchten: entweder weil sie der Meinung sind, dass diese Arbeitsumgebung ihren Bedürfnissen am besten entspricht; oder weil sie Manager sind, die ihre Teams leiten müssen (erste Beobachtungen deuten darauf hin, dass eine Reihe von ihnen der Meinung sind, dass sie mehr vor Ort präsent sein müssen). Schließlich könnte von den eher nomadischen Bevölkerungsgruppen erwartet werden, dass sie weniger häufig reisen und daher entweder im Büro oder zu Hause präsenter sind.

Fernarbeit könnte sich also nur am Rande auf die Bedürfnisse dieser Mitarbeitergruppe auswirken, da sich die Entwicklungen in beide Richtungen ausgleichen. Wie sieht es mit denjenigen aus, die eher individuell arbeiten? Werden sie mehr zusammenarbeiten, wenn sie im Büro sind? Zu denjenigen, die hauptsächlich allein arbeiten, gehören zunächst einmal diejenigen, die "integriert" arbeiten und 30 bis 45 % der Mitarbeiter an einem Standort ausmachen können. Sie müssen jedoch nebeneinander sitzen, um sich zu synchronisieren und ihre Erfahrungen auszutauschen; sie arbeiten oft im Projektmodus. Das sind z. B. Softwareentwickler, Marketing-Produktmanager, Auditoren oder Forscher. Ihnen sind auch Mitarbeiter mit einer unterstützenden Rolle (wie die administrative Betreuung von Projekten oder Geschäften) hinzuzufügen, die in der Lage sein müssen, Informationen aus den Diskussionen aufzuschnappen. Sie sind in der Regel weniger selbstständig und haben bei kürzeren Gesprächen über den Tag verteilt unterschiedlichere Gesprächspartner.

Diese integrierten Profile gehören zu denjenigen, die glauben, dass sie bei der Telearbeit mehr Zeit mit dem Austausch verbringen. Werden sie aber auch mehr Zeit mit der Zusammenarbeit oder mit Treffen verbringen, wenn sie im Büro sind? Vor der Telearbeit für alle nahmen diese Profile oft nur an wenigen Besprechungen teil, z. B. 1 Teamsitzung und 1 oder 2 Projektsitzungen pro Woche. Wahrscheinlich werden diese Besprechungen bevorzugt an den Tagen abgehalten, an denen sie im Büro anwesend sind, wodurch sich die Zeit, die sie in Besprechungen verbringen, wenn sie im Büro sind, um etwa zwei Drittel erhöht (bei zwei Tagen pro Woche im Telearbeitsverhältnis). Allerdings muss die Art der Besprechungen berücksichtigt werden, um diese Hypothese zu bestätigen: Das Feedback zeigt nämlich, dass eine Top-down-Informationsveranstaltung mit vielen Teilnehmern in der Ferne effektiver sein kann als in der Präsenzphase.

Office & Culture - Marc Bertier

Wo und wie wird der Rest der Arbeit im Büro erledigt? Wenn sie in der Nähe voneinander sein müssen (insbesondere im gleichen Blickkontaktbereich), dann deshalb, weil sich dadurch die Möglichkeiten zum Austausch deutlich erhöhen. Diese Interaktionen tragen zum Aufbau eines Vertrauensklimas bei, das eine gute Verknüpfung der individuellen Beiträge und den Austausch von Wissen fördert und letztlich zur Leistung der Gruppe beiträgt. Mit anderen Worten: Für diese Profile besteht die eigentliche Herausforderung bei der Rückkehr ins Büro darin, das gegenseitige Kennenlernen zu kultivieren. Sie werden also eher ins Büro zurückkehren, um sich durch gemeinsame Zeit kennenzulernen, als um zusammenzuarbeiten. Es ist wahrscheinlich, dass sie versuchen, sich in einem gemeinsamen Raum wiederzufinden, den sie sich auf die eine oder andere Weise aneignen wollen.

Schließlich gibt es noch diejenigen, die Aufgaben eher allein und prozessorientiert erledigen (zwischen 25 % und 35 % der Mitarbeiter). Sie sind tendenziell diejenigen, die am wenigsten Lust haben, ins Büro zurückzukehren. Sie sind in der Regel Bezugspunkte, Personen, an die man sich bei Bedarf wendet: die Personalabteilung, die Lohnbuchhaltung etc. Dank der durch die Telearbeit erzwungenen Distanzierung haben sie ihre Arbeit und ihre Beziehungen zu anderen oft besser organisiert. Auch für sie geht es darum, die Einheit ihrer Gruppe zu bewahren, insbesondere um die Arbeitslast zu verteilen und die Praktiken zu harmonisieren. Ihre Treffen sind daher eher regelmäßig. Nach ihrer Rückkehr werden sie wahrscheinlich ihre Rituale wieder aufnehmen und die Fernarbeit wird einen eher geringen Einfluss auf ihre Aktivitäten haben.

Wie bei den kollaborativen Profilen wird die Herausforderung für diese beiden letzten Gruppen, die von Einzelarbeit geprägt sind, darin bestehen, ihren Bedarf an Arbeitsplätzen zu bemessen. Wenn vor der Krise weniger als ein Tag pro Woche Telearbeit praktiziert wurde, diese auf zwei oder drei Tage erhöht werden könnte und schließlich ihre Anwesenheitsquote in der Spitze nur selten 70 % übersteigt, kann man davon ausgehen, dass diese Spitze um 20 Punkte sinken könnte.

Angesichts der oben beschriebenen Funktionsweisen wird die Hauptherausforderung des Büros darin bestehen, Begegnungen zwischen den Mitarbeitern zu generieren. Seit Jahrzehnten wissen wir, dass dafür eine gewisse Raumdichte erforderlich ist. Der eigentliche Wendepunkt, der durch die Verbreitung von Telearbeit erzeugt wird, wird daher eher darin bestehen, die Debatte über die Optimierung der Flächennutzung salonfähig zu machen. Zweitens muss die Raumtypologie weiterentwickelt werden, um den Bedürfnissen Rechnung zu tragen, die mit dem erwarteten Anstieg der Zeit verbunden sind, die für kollaborative Aktivitäten aufgewendet wird, sowohl in Teamräumen als auch in geschlossenen Räumen.

Weitere Informationen über die Auswirkungen von Nähe und die Entwicklung zwischenmenschlicher Beziehungen: Elena Rocco, Trust Breaks Down in Electronic Contexts but Can Be Repaired by Some Initial Face-to-Face Contact, 1998; oder lesen Sie die Arbeiten von Thomas Allen.